Раздел «Бюджет проекта» суммирует все, что вы писали о вашей задумке ранее — в бюджете должны быть отражены все работы в рамках проекта.

Перед заполнением этого раздела еще раз сверьтесь с допустимыми и недопустимыми расходами — они указаны в Принципах и правилах конкурса на страницах 11−13.

В форме заявки предусмотрено две колонки для внесения сумм — средства Фонда и средства из прочих источников. Средства Фонда — это тот грант, который вы запрашиваете. Сумма расходов в этой колонке не должна превышать 5 млн рублей. Средства из прочих источников — это софинансирование, которое может обеспечить ваша организация или ваши партнеры.

Софинансирование — это не обязательное требование для участия в конкурсе, но его наличие говорит о серьезности ваших намерений и намерений вашего партнера. Софинансирование повышает устойчивость вашего проекта. Как раз за счет этих средств можно реализовать то, на что нельзя использовать средства гранта: например, разместить платные статьи в СМИ.

Расходы по проекту допустимы, если они:

• обоснованы для реализации Проекта/ участия в Мероприятии
• соответствуют требованиям, ограничениям и исключениям, установленным Принципами и правилами Конкурса
• определены в соответствии с принципами бухгалтерского учета РФ
• адекватно оформлены, в том числе снабжены соответствующим комментарием

Заполняйте только те статьи расходов, которые необходимы для вашего проекта. Например, если в рамках реализации вам не потребуется литература или доступ к электронным библиотекам, оставьте это поле пустым.

Указывайте каждого штатного сотрудника и каждого привлеченного специалиста на отдельной строке.

Чтобы корректно запланировать бюджет на оплату работы сотрудников, проконсультируйтесь с бухгалтерией: коллеги подскажут, как рассчитать налоги и страховые взносы в вашей конкретной ситуации.

В рамках гранта вы можете запланировать обучение команды проекта навыкам, необходимым для реализации вашей идеи. Это может быть социальное и социокультурное проектирование, оценка проекта, финансовый менеджмент, фандрайзинг, формирование партнерств, использование информационных технологий, коммуникации, работа в социальных сетях и другие направления. Важно обосновать, почему именно членам команды необходимо это обучение и как оно повлияет на реализацию проекта.

Продукт проекта — это то, что планируется сделать на средства гранта, например, это может быть тестовая партия сувениров, экскурсии, квесты, выставки и многое другое.
Важно отметить, что любой доход от продажи брендированной продукции, которая была изготовлена за счет средств поддержки, должен быть направлен на цели Проекта или уставную деятельность организации.

Не обобщайте расходы в одной строчке, пишите конкретно про каждый из предполагаемых продуктов.

В комментариях ко всем статьям бюджета обязательно укажите, каким образом сформирована стоимость. Здесь можно сослаться на открытые источники: сайты продаж, средние цены на выполнение работ и так далее.

На средства гранта можно:

• провести косметический ремонт (капитальный — нельзя, сверьтесь с нормативами, чтобы определить, к какому типу ремонта относятся предполагаемые в рамках проекта работы)
• сделать подготовительные работы
• купить необходимую мебель
• возвести временные конструкции без фундамента (но не строить новые здания, лучше уточните этот вопрос в почте, мессенджерах или на горячей линии, наши контакты указаны в самом низу этой страницы)

Комментарий к этой статье бюджета должен содержать:

• обоснование указанной стоимости
• обоснование необходимости обустройства помещений
• каждый каждый тип расходов важно прописать на отдельной строке

Обратите внимание, что вы можете также запросить грантовую поддержку на улучшение инфраструктуры вашей институции, обосновав, каким образом это скажется на повышении качества вашей деятельности. Это может касаться модернизации общих зон для посетителей, кассовых зон, санитарных узлов и т. д. При этом важно соблюдать требования о недопустимости использования средств на капитальный ремонт.

В этих двух разделах обязательно:

• обоснуйте целесообразность закупки техники и оборудования, подчеркивая логическую связь с описанием проекта
• укажите каждый вид техники и оборудования в отдельной строке, пропишите необходимое количество и обоснуйте его
• поясните, каким образом сформирована стоимость (ссылка на открытые источники продажи, технические параметры и т. д.)

Рекомендуем заложить % на инфляцию и прописать это в комментариях.

В случае, если стоимость необходимых предметов техники резко изменится, в рамках реализации проекта можно обсудить с Фондом возможность перераспределения средств. Например, если вы заложили покупку камеры, а она появилась у музея благодаря другому проекту, можно согласовать использование заложенных средств на что-то другое. Эти вопросы решаются в индивидуальном порядке.

Напоминаем, что на средства гранта нельзя заказывать платное размещение статей и запускать рекламу, которая предполагает продажу билетов. Доступна социальная реклама, организация информационных рассылок и онлайн-продвижения.

Приобретение литературы допустимо, если она нужна для получения навыков и знаний, необходимых для реализации проекта. Отразите это в заявке и в комментарии к соответствующей статье расходов.

Допустимы расходы на проживание с размещением в номерах категории не выше «Стандарт» (одноместное или двухместное размещение) или в не гостиничном жилищном фонде (при наличии документов, подтверждающих факт бронирования и оплаты). Нормы на проживание — не более 10 000 рублей в день

Нормы расходов на питание:

• 2 000 рублей в день для поездок по России, кроме Москвы и Санкт-Петербурга
• 3 000 рублей в день для поездок по Москве, Санкт-Петербургу и за рубежом

Уточните у бухгалтерии, какие закрывающие документы вам необходимо будет предоставить.

Иные расходы обязательно должны быть связаны с реализацией проекта, например, в них могут войти оплата доступа в интернет и онлайн-сервисов, мобильная связь. Но не просто для вашей организации, а именно для проекта.

К административно-хозяйственным расходам могут относиться: почтовые расходы, банковская комиссия, приобретение канцтоваров и т. п.

Общая сумма, запрашиваемая на административные расходы, не должна быть выше 10% от общей суммы по остальным статьям бюджета. Составьте весь бюджет проекта, а затем отсчитайте 10% от полученной суммы в колонке «Средства Фонда» — это и будет максимально допустимой суммой на административные расходы. Внесите ее в смету и проследите, чтобы общая запрашиваемая у Фонда сумма не превышала 5 млн рублей.

Если бюджет предусматривает приобретение оборудования, компьютерной техники, ремонт любых помещений, в комментарии обязательно опишите, как они будут использоваться после завершения поддержки — это необходимо не только для обоснования расхода, но и также подтвердит ваши планы на продолжение проекта после грантовой поддержки.

Смотрите запись консультации «Рецепт успешной заявки: готовим убедительный бюджет и сопроводительные документы»